Política de Privacidad

En Orlando Panamá CPA respetamos la privacidad y la protección de los datos personales.

Esta Política explica qué información tratamos, para qué la utilizamos, cuál es la base que legitima cada tratamiento, con quién puede ser compartida, durante cuánto tiempo se conserva y cómo pueden ejercerse los derechos reconocidos por la legislación panameña.

El tratamiento de datos personales se realiza principalmente conforme a la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y al Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, que la reglamenta.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Orlando Mojica Fuentes
• Actividad profesional: Contador Público Autorizado (CPA)
• Licencia: No. 0648-2021
• Marca profesional: Orlando Panamá CPA
• Domicilio profesional: Panamá, República de Panamá
• Correo electrónico: om@orlandopanamacpa.com
• WhatsApp: +507 6929-5152
• Sitio web: orlandopanamacpa.com

No se ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales. Para cualquier asunto relacionado con privacidad o protección de datos, el titular puede comunicarse directamente con el responsable mediante los canales indicados.

2. Qué datos podemos tratar

A. Cuando visitas el sitio web

Podemos tratar:

• información técnica necesaria para entregar y proteger el sitio, como dirección IP, navegador, dispositivo, fecha y hora de la solicitud y registros técnicos del servidor;
• datos estadísticos de navegación obtenidos mediante Google Analytics 4, únicamente cuando hayas aceptado las cookies de analítica;
• información almacenada localmente en tu navegador necesaria para recordar tus preferencias sobre cookies y determinadas funciones del sitio.

Los datos de Google Analytics pueden incluir páginas visitadas, duración aproximada de la visita, tipo de dispositivo, navegador y ubicación geográfica aproximada.

B. Cuando utilizas el formulario de contacto

Podemos solicitar:

• nombre;
• número de WhatsApp o teléfono;
• servicio de interés;
• información incluida voluntariamente en tu mensaje;
• fecha y hora asociadas al consentimiento o envío del formulario.

No debes incluir contraseñas, credenciales bancarias, números completos de tarjetas de crédito ni documentación fiscal o financiera sensible dentro del formulario de contacto inicial.

C. Cuando nos contactas por WhatsApp, correo electrónico o contratas nuestros servicios

Dependiendo del servicio, podemos tratar:

• nombre, cédula, pasaporte, RUC y otros datos de identificación;
• dirección, teléfono y correo electrónico;
• facturas, ingresos, gastos y registros contables;
• estados de cuenta y otra información financiera;
• declaraciones de renta y documentación tributaria;
• información relacionada con ITBMS;
• información necesaria para trámites ante la DGI, CSS, municipios, Panamá Emprende u otras autoridades;
• datos necesarios para planillas y obligaciones laborales o de seguridad social;
• comunicaciones mantenidas durante la relación profesional;
• documentos y papeles de trabajo necesarios para prestar el servicio.

La información financiera, fiscal, contable y bancaria se trata como información confidencial y de acceso restringido.

No solicitamos datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios para prestar un servicio o cumplir una obligación legal. Cuando resulte necesario tratarlos, se limitará el tratamiento a la información pertinente para la finalidad correspondiente.

3. Datos de otras personas

En determinadas situaciones un cliente puede proporcionarnos información de terceros, por ejemplo, trabajadores, representantes legales, socios o dependientes.

Quien suministre esta información debe contar con una base legítima que le permita proporcionarla.

Orlando Panamá CPA utilizará dichos datos exclusivamente para las finalidades relacionadas con el servicio contratado y facilitará la información correspondiente al titular cuando resulte legalmente procedente.

4. Para qué utilizamos los datos y cuál es la base del tratamiento

Responder consultas y preparar cotizaciones

Utilizamos los datos que nos proporcionas para responder solicitudes de información, orientarte sobre nuestros servicios y preparar una propuesta o cotización.

La base del tratamiento puede ser tu consentimiento y, cuando corresponda, las actuaciones solicitadas por ti antes de contratar un servicio.

Prestar servicios profesionales

Cuando existe una relación profesional, tratamos los datos necesarios para prestar servicios contables, fiscales, administrativos o de asesoría.

La base del tratamiento es principalmente la ejecución de la relación contractual o profesional y, cuando corresponda, el cumplimiento de obligaciones legales.

Realizar trámites y cumplir obligaciones legales

Podemos tratar o comunicar información cuando sea necesario para realizar gestiones ante autoridades como:

• Dirección General de Ingresos (DGI);
• Caja de Seguro Social (CSS);
• municipios;
• Ministerio de Comercio e Industrias y Panamá Emprende;
• Junta Técnica de Contabilidad;
• autoridades administrativas o judiciales competentes.

La base del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, el requerimiento de una autoridad competente o la ejecución del servicio solicitado.

Recordatorios relacionados con los servicios

Podemos enviar recordatorios relativos a declaraciones, vencimientos, documentos pendientes, obligaciones tributarias u otros asuntos directamente relacionados con el servicio contratado.

Analítica del sitio web

Google Analytics 4 se utiliza únicamente cuando el visitante acepta expresamente las cookies de analítica.

El tratamiento se basa en el consentimiento, que puede retirarse posteriormente desde las preferencias de cookies.

Seguridad y funcionamiento del sitio

Los registros técnicos necesarios para prevenir abusos, errores, fraude o ataques se utilizan para mantener la seguridad y disponibilidad de orlandopanamacpa.com.

Este tratamiento se fundamenta en nuestro interés legítimo en mantener la seguridad y correcto funcionamiento de nuestros sistemas.

Conservación y defensa de derechos

Determinados documentos pueden conservarse cuando resulte necesario para cumplir obligaciones legales o profesionales, atender fiscalizaciones, acreditar trabajos realizados o formular, ejercer o defender derechos o reclamaciones.

5. Lo que no hacemos con tus datos

Orlando Panamá CPA:

• no vende datos personales;
• no comercializa bases de datos de clientes;
• no utiliza la información fiscal o financiera de los clientes para publicidad;
• no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre una persona.

Si en el futuro se pretendiera utilizar información para una finalidad incompatible con aquella para la cual fue obtenida, se informará previamente al titular y se solicitará una nueva autorización cuando sea necesaria.

6. Proveedores y destinatarios

Para operar el sitio y prestar los servicios profesionales podemos utilizar proveedores tecnológicos que procesan información como parte de sus servicios.

Web3Forms

Se utiliza para gestionar y transmitir los datos enviados mediante el formulario de contacto hacia nuestro correo electrónico.

Web3Forms puede procesar la información enviada a través del formulario y utilizar infraestructura tecnológica ubicada fuera de Panamá.

La configuración de Orlando Panamá CPA deberá establecer una retención máxima de 30 días para los envíos del formulario, después de lo cual Web3Forms eliminará las presentaciones conforme a su configuración y política de retención.

Google Analytics 4 — Google LLC

Se utiliza para obtener estadísticas sobre el funcionamiento y uso del sitio únicamente cuando el visitante acepta las cookies de analítica.

Los datos pueden ser tratados por Google en Estados Unidos y otras jurisdicciones donde opera.

Vercel Inc.

Vercel proporciona infraestructura de alojamiento y distribución del sitio web y puede procesar información técnica necesaria para entregar el contenido, mantener la seguridad y gestionar registros técnicos.

WhatsApp / Meta Platforms

Si decides utilizar WhatsApp para comunicarte con nosotros, Meta y sus proveedores pueden procesar datos y metadatos de acuerdo con sus propias políticas.

Proveedor de correo electrónico

Nuestro proveedor de correo electrónico procesa la información necesaria para recibir, almacenar y enviar comunicaciones profesionales.

Autoridades públicas

También podremos comunicar información a autoridades cuando sea necesario para cumplir una obligación legal, ejecutar un trámite encargado por el cliente o responder a un requerimiento válido de una autoridad competente.

7. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar información fuera de Panamá.

Cuando se produzca una transferencia internacional de datos personales, se aplicará una de las condiciones permitidas por la Ley 81 de 2019, incluyendo, según corresponda:

• el consentimiento del titular;
• la necesidad de la transferencia para ejecutar una relación jurídica o contractual;
• una obligación legal;
• u otra condición admitida por la legislación aplicable.

En el caso del formulario de contacto, el consentimiento incluye el procesamiento necesario mediante Web3Forms para transmitir la consulta.

En el caso de Google Analytics, los datos de analítica únicamente se envían después de que el visitante haya aceptado las cookies correspondientes.

8. Conservación de la información

Aplicamos el principio de conservar los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron obtenidos y atender las responsabilidades legales o profesionales aplicables.

Consultas que no se convierten en clientes

Se conservarán por un máximo de 12 meses desde el último contacto, salvo que exista una razón legítima para conservarlas durante un período diferente.

Datos almacenados por Web3Forms

Los envíos del formulario se configurarán con una retención máxima de 30 días.

Las copias recibidas posteriormente en nuestro correo estarán sujetas a la política general de conservación de consultas.

Expedientes de clientes

Se conservarán durante la relación profesional y, como criterio general, durante cinco años después de finalizada, salvo que una obligación legal, tributaria, profesional, contractual o la necesidad de atender una reclamación justifique un período mayor.

Para períodos fiscales sujetos a regímenes anteriores o a plazos especiales de prescripción podrán aplicarse períodos de conservación superiores.

Registro del consentimiento

Podrá conservarse mientras sea necesario acreditar que el consentimiento fue obtenido válidamente y durante el período en que puedan derivarse responsabilidades relacionadas con ese tratamiento.

Google Analytics

La propiedad de Google Analytics utilizada por Orlando Panamá CPA deberá configurarse con una retención de datos de usuario y eventos de 14 meses como máximo.

Los informes estadísticos agregados pueden mantenerse conforme al funcionamiento propio de Google Analytics.

Preferencia de cookies

La elección de aceptar o rechazar las cookies de analítica se conservará en el dispositivo durante aproximadamente 12 meses, salvo que el usuario borre previamente la información del navegador.

Finalizado el período aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados cuando corresponda.

9. Derechos sobre tus datos

La legislación panameña reconoce derechos de:

• Acceso: conocer si tratamos tus datos y obtener información sobre ellos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: solicitar la eliminación de datos cuando legalmente corresponda.
• Oposición: oponerte a determinados tratamientos.
• Portabilidad: solicitar tus datos en un formato estructurado y de uso común cuando corresponda.

Cómo ejercerlos

Puedes escribir a om@orlandopanamacpa.com con el asunto: Protección de datos.

También puedes comunicarte mediante WhatsApp al +507 6929-5152.

La solicitud debe permitir identificar al titular y especificar claramente el derecho que desea ejercer y los datos a los cuales se refiere.

El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Plazos

• Acceso: máximo 10 días hábiles.
• Rectificación: máximo 5 días hábiles.
• Cancelación: máximo 10 días hábiles.
• Portabilidad: máximo 10 días hábiles.
• Oposición: produce efectos desde su ejercicio cuando legalmente proceda, salvo que existan motivos legítimos imperiosos o resulte necesario continuar el tratamiento para formular, ejercer o defender reclamaciones.

Responderemos las solicitudes incluso cuando no mantengamos información relacionada con el solicitante.

En algunos casos una obligación legal puede impedir eliminar inmediatamente determinados documentos. Cuando ocurra, informaremos al solicitante de la razón correspondiente.

10. Retiro del consentimiento

Cuando un tratamiento se base en tu consentimiento puedes retirarlo posteriormente.

La retirada no afecta la legalidad de los tratamientos realizados antes de su revocación.

Para modificar el consentimiento de analítica puedes utilizar “Preferencias de cookies” en el pie de página.

Cuando se retire el consentimiento para Google Analytics, el sitio dejará de cargar las etiquetas de analítica en visitas posteriores y eliminará, cuando resulte técnicamente posible, las cookies de Analytics correspondientes al dominio.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al tipo de información tratada.

Entre ellas:

• uso de HTTPS para proteger las comunicaciones con el sitio;
• limitación del acceso a información de clientes;
• separación de accesos y servicios según su finalidad;
• utilización de proveedores tecnológicos con medidas de seguridad;
• medidas destinadas a prevenir accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación de información.

Ningún sistema electrónico puede garantizar seguridad absoluta.

Si se produce una violación de seguridad que deba ser notificada conforme a la legislación panameña, se realizarán las comunicaciones correspondientes a la ANTAI y a los titulares afectados dentro del plazo legal aplicable, incluyendo cuando corresponda el límite de 72 horas desde que se tenga conocimiento del incidente.

Para documentos especialmente confidenciales podremos establecer medios de intercambio diferentes al formulario público o a mensajes ordinarios.

12. Confidencialidad y ejercicio profesional del CPA

Como Contador Público Autorizado, Orlando Mojica Fuentes está sujeto a las obligaciones de ética, reserva y confidencialidad aplicables al ejercicio profesional en Panamá.

La profesión se encuentra regulada actualmente por la Ley 280 de 30 de diciembre de 2021, además de las normas y disposiciones profesionales vigentes emitidas o reconocidas por la Junta Técnica de Contabilidad.

Asimismo, resulta aplicable el Código de Ética Profesional aprobado mediante el Decreto Ejecutivo 26 de 17 de mayo de 1984, en cuanto continúe vigente y resulte aplicable, junto con las normas profesionales posteriormente adoptadas por la autoridad competente.

Este deber profesional complementa las obligaciones de confidencialidad establecidas por la Ley 81 de 2019 y su reglamentación.

La información de un cliente únicamente se revelará cuando:

• el cliente lo autorice;
• sea necesario para ejecutar el servicio solicitado;
• una disposición legal lo requiera; o
• exista un requerimiento válido de una autoridad competente.

13. Menores de edad

Los servicios ofrecidos directamente a través de este sitio están dirigidos principalmente a personas adultas y empresas.

No recopilamos intencionalmente datos de menores mediante el formulario para ofrecerles directamente nuestros servicios.

Cuando sea necesario tratar información de menores como consecuencia de un servicio contratado por sus representantes o responsables —por ejemplo, información de dependientes— se tratará únicamente para la finalidad correspondiente y conforme a la legislación aplicable.

14. Redes sociales y enlaces externos

El sitio puede contener enlaces a plataformas como:

• WhatsApp;
• Google;
• Instagram;
• TikTok;
• otras plataformas externas.

Cuando el visitante abre esos enlaces abandona orlandopanamacpa.com y pasa a estar sujeto a las condiciones y políticas de privacidad del proveedor correspondiente.

15. Cambios a esta Política

Esta Política puede actualizarse para reflejar cambios legales, tecnológicos o en nuestros servicios.

La versión vigente estará disponible en esta página e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando un cambio afecte sustancialmente un tratamiento basado en consentimiento, se solicitará una nueva autorización cuando legalmente corresponda.

16. ANTAI

Si consideras que tus datos personales han sido tratados de forma contraria a la legislación panameña, puedes presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), Dirección de Protección de Datos Personales.

Puedes consultar sus canales oficiales de atención en antai.gob.pa.

17. Contacto

Para preguntas relacionadas con esta Política o con el tratamiento de tus datos:

• Orlando Mojica Fuentes — Orlando Panamá CPA
• Correo: om@orlandopanamacpa.com
• WhatsApp: +507 6929-5152